Fungsi suatu sistem informasi seperti perpustakaan adalah menghimpun, mengolah, dan menyampaikan informasi yang dimilikinya kepada para pemakai yang membutuhkan. Untuk dapat memenuhi fungsi tersebut, informasi harus dapat dicari dan ditemukan kembali. Proses ini dalam bidang perpustakaan dikenal dengan istilah temu kembali informasi‘ (information retrieval). Sarana yang biasa disediakan oleh perpustakan untuk menemukan informasi tersebut dinamakan sarana bibliografi; misalnya katalog, bibliografi, indeks, dan lain-lain.

Ada dua macam kegiatan dalam pembuatan katalog dan bibliografi, yaitu pengatalogan (katalogisasi) deskriptif (deskriptive cataloging) dan pengatalogan (katalogisasi) subjek (subject cataloging). Pengatalogan (katalogisasi) deskriptif merupakan salah satu tahap dalam proses pengatalogan (katalogisasi) yang mendeskripsikan bahan pustaka secara fisik dan menentukan titik pendekatan (access point) melalui judul dan pengarang. Sementara pengatalogan (katalogisasi) subjek merupakan tahap dalam proses pengatalogan (katalogisasi) lain yang mengelompokkan bahan pustaka ke dalam dua bagian, yaitu 1) penentuan subjek suatu bahan pustaka secara verbal (dalam bentuk istilah) dan 2) penentuan subjek bahan pustaka secara nonverbal (dalam bentuk notasi klasifikasi).

Suatu entri bibliografi memberikan gambaran tentang fisik dokumen serta isinya disertai dengan titik akses untuk mendekatinya. 

Oleh : MUH. YUHARA YUSHAR